Согласно статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.
Документы по личному составу служат для исполнения социально-правовых запросов о трудовом стаже граждан, размере заработной платы и т.д.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236.
К документам по личному составу, подлежащим передаче на хранение в архив, относятся:
— приказы, распоряжения по личному составу и документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;
— приказы, распоряжения по личному составу об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда;
— трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении;
— должностные регламенты (инструкции) работников;
— личные дела работников;
— личные карточки (ф.Т-2) работников;
— книги, журналы, карточки учета, базы данных: приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
— штатные расстановки (штатно-списочный состав работников);
— лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате, сводные расчетные платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы (при их отсутствии – иные документы, подтверждающие начисление и (или) получение заработной платы и других выплат);
— договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг;
— тарификационные списки (ведомости) работников;
— списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда;
— табели (графики), журналы учета рабочего времени (при вредных и опасных условиях труда);
— документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний;
— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий;
— документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве;
— невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства).
На хранение в архив подлежат передаче управленческие документы постоянного или долговременного хранения, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:
— учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);
— учредительные договоры;
— штатные расписания;
— документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы);
— протоколы учредительных собраний организации;
— списки участников (учредителей) организации;
— ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам.
Прием документов в архив от организаций осуществляется в соответствии в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77.
В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан обеспечить сохранность архивных документов и организовать:
1. Проведение сплошной проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния.
2. Информирование государственного или муниципального архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов.
3. Проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.), для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации.
4. Составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним.
5. Представление описей дел на согласование в экспертно-проверочную комиссию уполномоченного архивного органа.
6. Передачу по акту приема-передачи архивных документов на хранение в архив с заключением договора о передаче документов.
Нарушение Правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет ответственность, предусмотренную статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
По вопросам оказания информационно-методической помощи представителям ликвидируемых муниципальных и негосударственных организаций, индивидуальным предпринимателям обращаться по адресу: 352500, Краснодарский край, г. Лабинск, ул. Первомайская, 22, тел. 8(86169) 3-17-25, e-mail: labarhiv@mail.ru